Jak wypełnić deklarację ZUS ZUA
Zgłoszenie do ubezpieczeń / zgłoszenie zmiany danych osoby ubezpieczonej
ZASADY WYPEŁNIANIA ZGŁOSZENIA DO UBEZPIECZEŃ/ZGŁOSZENIA
ZMIANY DANYCH OSOBY UBEZPIECZONEJ ZUS ZUA
Formularz ZUS ZUA wypełnia płatnik składek w celu zgłoszenia osoby z danego tytułu ubezpieczenia (z wyjątkiem osób przebywających na urlopie wychowawczym lub pobierających zasiłek mcierzyński albo zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego; szczegółowe
informacje na ten temat zawarte są w poradniku „ Zasady rozliczania składek na ubezpieczenia
społeczne i ubezpieczenie zdrowotne osób przebywających na urlopach wychowawczych lub
pobierających zasiłek macierzyński”):
• do ubezpieczeń,
• zmiany/korekty danych dotyczących osoby ubezpieczonej (z wyjątkiem zmiany danych
identyfikacyjnych, którą należy zgłosić na formularzu ZUS ZIUA) oraz schematu
podlegania ,korekty kodu tytułu ubezpieczenia, oraz daty objęcia ubezpieczeniami, które
dokonywane są poprzez wyrejestrowanie na formularzu ZUS ZWUA i ponowne
zarejestrowanie z aktualnymi/prawidłowymi danymi) zgłoszonymi na formularzu ZUS
ZUA.
Obowiązek zgłoszenia do ubezpieczeń/zgłoszenia zmiany danych osoby ubezpieczonej:
• osób prowadzących pozarolniczą działalność, tj. osób prowadzących pozarolniczą
działalność gospodarczą, twórców, artystów, osób prowadzących działalność w zakresie
wolnego zawodu w rozumieniu przepisów o zryczałtowanym podatku dochodowym od
niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne, osób prowadzących
działalność w zakresie wolnego zawodu, z której przychody są przychodami z
działalności gospodarczej w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób
fizycznych oraz wspólnika jednoosobowej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością i
wspólników spółki jawnej, komandytowej lub partnerskiej,
• duchownych, dla których płatnikiem składek nie jest przełożony domu zakonnego lub
klasztoru, albo inna instytucja diecezjalna lub zakonna,
• osób przebywających na urlopach wychowawczych lub pobierających zasiłek
macierzyński (dotyczy okresu: styczeń 1999 r. - maj 2001 r.),
• osób obejmowanych dobrowolnymi ubezpieczeniami społecznymi,
należy do tych osób.
Uwaga!
Osoby fizyczne prowadzące pozarolniczą działalność dokonują zgłoszenia na formularzach:
ZUS ZUA - zgłoszenie do ubezpieczeń oraz ZUS ZFA - zgłoszenie płatnika składek - osoby
fizycznej.
Ogólne zasady zgłaszania do ubezpieczeń, dokonywania zmian i korekt w dokumentach
zgłoszeniowych, terminy ich przekazywania oraz forma przekazywania
zostały
omówione we wstępie do poradnika.
I.
DANE ORGANIZACYJNE
Blok ten powinien być zawsze jednoznacznie wypełniony, tj. powinno być wypełnione tylko
jedno z pól.
• W przypadku pierwszorazowego zgłoszenia ubezpieczonego z danego tytułu do
ubezpieczeń - w polu 01 należy wpisać „X”.
• Pola 02 – nie wypełnia się
• W przypadku zgłoszenia zmiany lub korekty danych (z wyjątkiem danych
identyfikacyjnych ubezpieczonego, które zgłasza się na formularzu ZUS ZIUA oraz
danych dotyczących kodu tytułu ubezpieczenia oraz rodzajów ubezpieczeń i terminów
ich powstania, które płatnik zgłasza poprzez wyrejestrowanie na formularzu ZUS ZWUA
i następnie złożenie prawidłowego zgłoszenia) podanych we wcześniej złożonym
Poradnik: Zasady wypełniania dokumentów ubezpieczeniowych
zgłoszeniu ubezpieczonego z danym kodem tytułu ubezpieczenia - w polu 03 należy
wpisać:
1 - w przypadku zgłoszenia zmiany danych osoby ubezpieczonej,
2 - w przypadku zgłoszenia korekty danych osoby ubezpieczonej.
Zmiana występuje wtedy, gdy dane uległy zmianie, w stosunku do danych wykazanych
we wcześniej złożonym zgłoszeniu, np. nastąpiła zmiana adresu zamieszkania.
Korekta występuje wtedy, gdy poprawiamy błędy w danych, które popełniliśmy we
wcześniej złożonym zgłoszeniu, np. nieprawidłowo został podany adres zamieszkania.
• Pól 04 i 05 - nie wypełnia się.
II.
DANE IDENTYFIKACYJNE PŁATNIKA SKŁADEK
Blok ten należy wypełniać ze szczególną starannością, wpisując dane podane w zgłoszeniu
płatnika składek ZUS ZPA lub ZUS ZFA, a w przypadku zmiany/korekty danych
identyfikacyjnych płatnika składek - dane podane w bloku III dokumentu ZUS ZIPA.
Uwaga!
Zasady podawania właściwego zestawu danych identyfikacyjnych płatnika składek zostały
opisane we wstępie do poradnika.
• W polu 01 - należy wpisać NIP (Numer Identyfikacji Podatkowej) nadany płatnikowi
przez urząd skarbowy, nie oddzielając kreskami poszczególnych członów.
• W polu 02 - należy wpisać REGON nadany płatnikowi przez Główny Urząd Statystyczny
i ewidencjonowany w krajowym rejestrze urzędowym podmiotów gospodarki narodowej
(numer ten może mieć 9 lub 14 znaków i należy go wpisać wraz z występującymi "0").
• Pola 03- 05 - wypełnia płatnik składek będący osobą fizyczną:
w polu 03 - należy wpisać PESEL - numer ewidencyjny nadany przez Rządowe
Centrum Informatyczne Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji
Ludności,
• Pola 04 i 05 – wypełnia się wyłącznie w sytuacji, gdy płatnikowi składek nie nadano
numerów NIP, REGON lub PESEL albo jednego z nich.
w polu 04 - w zależności od rodzaju dokumentu należy wpisać:
1 - w przypadku dowodu osobistego,
2 - w przypadku paszportu,
w polu 05 - należy wpisać serię i numer - odpowiednio do kodu wpisanego w pole
04 - dowodu osobistego lub paszportu.
• W polu 06 - należy wpisać nazwę skróconą płatnika, jaka została podana w zgłoszeniu
płatnika składek.
• Pola 07- 09 - wypełnia płatnik składek będący osobą fizyczną:
w polu 07 - należy wpisać nazwisko płatnika składek (poszczególne człony
nazwiska oddzielić kreską),
w polu 08 - należy wpisać pierwsze imię płatnika składek,
w polu 09 - należy wpisać datę urodzenia płatnika składek (dzień/miesiąc/rok),
np. 11 09 1947.
III.
DANE IDENTYFIKACYJNE OSOBY ZGŁASZANEJ DO UBEZPIECZEŃ
Na podstawie zgłoszenia do ubezpieczeń zakładane jest ubezpieczonemu indywidualne konto,
dlatego blok ten należy wypełnić ze szczególną starannością, wpisując prawidłowo i czytelnie
numery PESEL i NIP, a w razie gdy ubezpieczonemu nie nadano tych numerów lub jednego z
nich - serię i numer dowodu osobistego albo paszportu oraz nazwisko, imię pierwsze i datę
urodzenia.
• W polu 01 - należy wpisać PESEL osoby zgłaszanej do ubezpieczeń nadany przez
Rządowe Centrum Informatyczne Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji
Ludności.
• W polu 02 - należy wpisać NIP osoby zgłaszanej do ubezpieczeń (Numer Identyfikacji
Podatkowej) nadawany przez urząd skarbowy, nie oddzielając kreskami poszczególnych
członów.
• Pola 03 i 04 - należy wypełnić wyłącznie w sytuacji, gdy osoba zgłaszana/zgłoszona nie
posiada numerów identyfikacyjnych - NIP lub PESEL lub jednego z nich:
w polu 03 - w zależności od rodzaju dokumentu należy wpisać:
1 - w przypadku dowodu osobistego,
2 - w przypadku paszportu,
w polu 04 - należy wpisać serię i numer - odpowiednio do kodu wpisanego w
pole 03 - dowodu osobistego lub paszportu.
• W polu 05 - należy wpisać nazwisko osoby zgłaszanej/zgłoszonej do ubezpieczeń
(poszczególne człony nazwiska oddzielić kreską).
• W polu 06 - należy wpisać imię pierwsze osoby zgłaszanej/zgłoszonej do ubezpieczeń.
• W polu 07 - należy wpisać datę urodzenia osoby zgłaszanej/zgłoszonej do ubezpieczeń
(dzień/miesiąc/rok), np. 05 07 1968.
IV.
DANE EWIDENCYJNE OSOBY ZGŁASZANEJ DO UBEZPIECZEŃ
• W polu 01 - należy wpisać imię drugie osoby zgłaszanej do ubezpieczeń/zgłoszonej do
ubezpieczeń. Jeżeli osoba nie posiada drugiego imienia, pole pozostawić
niewypełnione.
• W polu 02 - należy wpisać nazwisko rodowe podane w metryce urodzenia.
• W polu 03 - należy wpisać obywatelstwo. Niewypełnienie tego pola oznacza, że osoba
zgłaszana do ubezpieczeń ma obywatelstwo polskie.
• W polu 04 - należy wpisać płeć: K (kobieta), M (mężczyzna).
• Pól 05 i 06 - nie wypełnia się.
V.
TYTUŁ UBEZPIECZENIA
Informacje podane w tym bloku służą do gromadzenia na koncie ubezpieczonego danych o
przebiegu ubezpieczenia. Na podstawie podanego kodu tytułu ubezpieczenia weryfikowany
jest także podany w blokach VI-IX schemat podlegania poszczególnym ubezpieczeniom oraz
kod podany w imiennym raporcie miesięcznym złożonym za danego ubezpieczonego. Podany
kod tytułu ubezpieczenia ma zatem wpływ na prawidłowość rozliczenia składek.
• W polu 01 - należy wpisać, obowiązujący w danym okresie, zgodny z załącznikiem nr 1
do niniejszego poradnika, sześcioznakowy kod tytułu ubezpieczenia, np. dla osoby
zatrudnionej na podstawie umowy o pracę, która nie jest uprawniona do emerytury lub
renty oraz nie przedłożyła pracodawcy orzeczenia o stopniu niepełnosprawności, kod
tytułu ubezpieczenia jest następujący: 01 10 0 0.
Wypełniając ostatnie pole kodu tytułu ubezpieczenia należy pamiętać, że orzeczenie
lekarza orzecznika ZUS o:
• całkowitej niezdolności do pracy i samodzielnej egzystencji traktowane jest
na równi z orzeczeniem o znacznym stopniu niepełnosprawności,
• całkowitej niezdolności do pracy jest traktowane na równi z orzeczeniem o
umiarkowanym stopniu niepełnosprawności,
• częściowej niezdolności do pracy lub celowości przekwalifikowania jest
traktowane na równi z orzeczeniem o lekkim stopniu niepełnosprawności.
Pola 02 - nie wypełnia się.
VI.
DANE O OBOWIĄZKOWYCH UBEZPIECZENIACH SPOŁECZNYCH
Obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym podlegają osoby wymienione w art. 6, 11 ust. 1 i
12 ust. 1 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z
2007 r. nr 11, poz. 74 z późn. zm.).
• Pola 01 - nie wypełnia się.
• W polu 02 - należy wpisać datę, od której powstał obowiązek ubezpieczeń społecznych
(dzień/miesiąc/rok), np. 01 10 2007.
• W polach 03 - 06 - należy wpisać „X”, stosownie do rodzaju ubezpieczenia (tj.
ubezpieczenie emerytalne, rentowe, chorobowe, wypadkowe), któremu osoba zgłaszana
do ubezpieczeń podlega obowiązkowo z podanego w bloku V tytułu ubezpieczenia.
VII.
DANE O OBOWIĄZKOWYM UBEZPIECZENIU ZDROWOTNYM
Obowiązkowemu ubezpieczeniu zdrowotnemu podlegają osoby wymienione w art. 66 ust. 1
ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze
środków publicznych (Dz.U. nr 210, poz. 2135 z późn. zm.).
• W polu 01 - należy wpisać datę, od której powstał obowiązek ubezpieczenia
zdrowotnego z podanego w bloku V kodu tytułu ubezpieczenia (dzień/miesiąc/rok), np.
01 10 2007.
Uwaga!
W przypadku zgłaszania danej osoby do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych i do
obowiązkowego ubezpieczenia zdrowotnego należy podawać taką samą datę podlegania tym
ubezpieczeniom, za wyjątkiem osoby podlegającej ubezpieczeniu społecznemu w dniu 31
grudnia 1998 r., którą do ubezpieczeń społecznych należy zgłaszać z tą datą, a do
ubezpieczenia zdrowotnego od 1 stycznia 1999 r.
VIII. DANE O DOBROWOLNYCH UBEZPIECZENIACH SPOŁECZNYCH
Dobrowolnym ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym podlegają osoby wymienione w
art. 7 i 10 ustawy z dnia 13 października 1998r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.
U. z 2007r., nr 11, poz. 74 z późn. zm.) a także osoby, dla których ubezpieczenia te są
dobrowolne w myśl art. 9 powołanej ustawy.
Dobrowolnie ubezpieczeniu chorobowemu podlegają osoby wymienione w art. 11 ust. 2
powołanej ustawy, objęte obowiązkowo ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi.
Objęcie dobrowolnie ubezpieczeniami emerytalnym, rentowymi i chorobowym następuje od
dnia wskazanego we wniosku o objęcie tymi ubezpieczeniami, nie wcześniej jednak niż od
dnia, w którym wniosek został zgłoszony.
Objęcie dobrowolnie ubezpieczeniem chorobowym następuje od dnia wskazanego we
wniosku tylko wówczas, gdy zgłoszenie do ubezpieczeń emerytalnego i rentowych zostanie
dokonane w terminie 7 dni od daty powstania obowiązku tych ubezpieczeń.
Osoby zgłaszane do dobrowolnych ubezpieczeń emerytalnego i rentowych podlegające
równocześnie z danego tytułu obowiązkowi ubezpieczenia zdrowotnego, należy zgłaszać do
wszystkich ubezpieczeń od tej samej daty.
Uwaga!
• Osoby zgłaszane do obowiązkowych ubezpieczeń emerytalnego i rentowych oraz do
dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego obejmowane są ubezpieczeniem chorobowym
od dnia wskazanego we wniosku tylko wówczas, gdy zgłoszenie do ubezpieczeń zostanie
dokonane w terminie 7 dni od dnia powstania obowiązku ubezpieczeń emerytalnego i
rentowych.
• Osoby zgłaszane do dobrowolnych ubezpieczeń emerytalnego i rentowych, podlegające
równocześnie z danego tytułu do ubezpieczeń obowiązkowo ubezpieczeniu zdrowotnemu,
należy zgłaszać do wszystkich ubezpieczeń od tej samej daty
• W polach 01, 03, 05 - należy wpisać „X” - stosownie do rodzaju ubezpieczenia.
• W polach 02, 04, 06 - należy wpisać daty, od których osoba zgłaszana wnosi o objęcie
dobrowolnymi ubezpieczeniami społecznymi (dzień/miesiąc/rok), np. 01 10 2007.
IX.
DANE O DOBROWOLNYM UBEZPIECZENIU ZDROWOTNYM
Dobrowolnemu ubezpieczeniu zdrowotnemu podlegają osoby, o których mowa w art. 68
ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze
środków publicznych (Dz.U. nr 210, poz. 2135 z późn. zm.).
• W polu 01 - należy wpisać datę rozpoczęcia ubezpieczenia (dzień/miesiąc/rok), np. 01
10 2007.
• Pola 02 - nie wypełnia się.
X.
INNE DANE O OSOBIE ZGŁASZANEJ DO UBEZPIECZEŃ
• Pól 01- 04 i 06 - 08 - nie wypełnia się.
• Pole 05 - wypełnia się, w przypadku gdy osoba zgłaszana do ubezpieczeń wykonuje
pracę w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze, a więc łącznie z
polami 09, 10.
W polu tym należy wpisać właściwy kod wykonywanego zawodu. Kody opublikowane
zostały w rozporządzeniu Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 8 grudnia 2004 r. w sprawie
klasyfikacji zawodów i specjalności dla potrzeb rynku pracy oraz zakresu jej stosowania
(Dz.U. nr 265, poz. 2644) oraz w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z
dnia 1 czerwca 2007 r. zmieniającym ww. rozporządzenie (Dz.U. nr 106, poz. 728).
Informacja dotycząca kodów dostępna jest na stronie internetowej www.zus.pl.
• Pole 09 - wypełnia się, jeżeli osoba zgłaszana do ubezpieczeń wykonuje pracę w
szczególnych warunkach bądź w szczególnym charakterze.
W polu tym należy wpisać, zgodnie z załącznikiem nr 1 do niniejszego poradnika,
dziewięcioznakowy kod pracy w szczególnych warunkach bądź w szczególnym
charakterze.
• W polu 10 - należy wpisać okres pracy w szczególnych warunkach bądź w szczególnym
charakterze „od-do” (dzień/miesiąc/rok). Jeżeli nie jest znana data zakończenia pracy w
szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze, pole „do” pozostaje puste.
XI.
DANE O ODDZIALE NARODOWEGO FUNDUSZU ZDROWIA
• W polu 01 - należy wpisać, podany w załączniku nr 1 do niniejszego poradnika,
trzyznakowy kod oddziału Narodowego Funduszu Zdrowia, do którego zgodnie z
adresem zamieszkania należy osoba zgłaszana/zgłoszona do ubezpieczeń.
• Pól 02 i 03 - nie wypełnia się.
XII.
ADRES ZAMELDOWANIA NA STAŁE MIEJSCE POBYTU
• W polu 01 - należy wpisać kod pocztowy. W przypadku adresu zagranicznego pola nie
wypełnia się (pozostaje puste).
• W polu 02 - należy wpisać miejscowość zameldowania na stałe miejsce pobytu.
• W polu 03 - należy wpisać nazwę gminy lub dzielnicy. W przypadku adresu
zagranicznego pole nie musi być wypełnione (może pozostać puste).
• W polu 04 - należy wpisać nazwę ulicy. Jeżeli w adresie nie występuje nazwa ulicy, pola
nie wypełnia się (pozostaje puste).
• W polu 05 - należy wpisać numer domu. Jeżeli numer domu jest łamany, wpisuje się go
oddzielając numery pochyłą kreską, np. 113/115, a gdy w numerze występuje litera,
wpisuje się dużą literę drukowaną, np. 113B, bez żadnej przerwy.
• W polu 06 - należy wpisać numer lokalu. Jeżeli w adresie nie występuje numer lokalu,
pola nie wypełnia się (pozostaje puste).
• W polu 07 - należy wpisać numer telefonu, poprzedzając go numerem kierunkowym, np.
022 - 221133.
Jeżeli osoba zgłaszana nie posiada telefonu, pola nie wypełnia się (pozostaje puste).
• Pole 08 – wypełnia się w przypadku, gdy adres osoby zgłaszanej do
ubezpieczeń/ubezpieczonej jest inny niż polski. W polu 08 należy wpisać dwuliterowy
symbol państwa (zgodny z załącznikiem nr 2 do niniejszego poradnika) oraz
zagraniczny kod pocztowy.
W przypadku adresu polskiego pola nie wypełnia się (pozostaje puste).
XIII.
ADRES ZAMIESZKANIA
Pola od 01 do 08 wypełnia się tylko wówczas, gdy adres zamieszkania jest inny niż adres
zameldowania na stałe miejsce pobytu wskazany w bloku XII. Pola wypełnia się odpowiednio, z
zastosowaniem zasad podanych w bloku XII - Adres zameldowania na stałe miejsce pobytu.
XIV.
ADRES DO KORESPONDENCJI
Pola od 01 do 09 wypełnia się tylko wówczas, gdy osoba zgłaszana do ubezpieczeń wnioskuje
o przekazywanie korespondencji na inny adres niż wskazany w bloku XII lub XIII. Pola wypełnia
się odpowiednio, z zastosowaniem zasad podanych w bloku XII - Adres zameldowania na stałe
miejsce pobytu.
Uwaga!
W przypadku gdy adres ten nie zostanie podany lub podany adres jest błędny, np. brak kodu
pocztowego - korespondencja do ubezpieczonego będzie kierowana na adres zamieszkania, a
jeżeli brak tego adresu lub jest błędny - na adres zameldowania na stałe miejsce pobytu.
XV.
OŚWIADCZENIE PŁATNIKA SKŁADEK
• W polu 01 - należy wpisać datę wypełnienia formularza (dzień/miesiąc/rok), np. 05 10
2007.
• W polu 02 - dla potwierdzenia wiarygodności danych, podpis składa płatnik składek lub
osoba przez niego upoważniona.
• W polu 03 - należy umieścić pieczątkę płatnika składek (jeśli płatnik ją posiada).
XVI.
OŚWIADCZENIE OSOBY ZGŁASZANEJ/ZGŁOSZONEJ DO UBEZPIECZENIA
W polu 01 - osoba zgłaszana do ubezpieczeń/osoba ubezpieczona własnoręcznym podpisem
potwierdza zgodność danych zawartych w formularzu ze stanem faktycznym
