Jak wypełnić deklarację ZUS ZPA

Zgłoszenie / Zmiana danych płatnika składek - osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej

ZASADY WYPEŁNIANIA ZGŁOSZENIA/ZMIANY DANYCH PŁATNIKA
SKŁADEK - OSOBY PRAWNEJ LUB JEDNOSTKI ORGANIZACYJNEJ NIEPOSIADAJĄCEJ OSOBOWOŚCI PRAWNEJ ZUS ZPA

Formularz ZUS ZPA przeznaczony jest dla płatników składek będących osobami prawnymi lub
jednostkami organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej.
Formularz ZUS ZPA wypełnia płatnik składek w celu zgłoszenia:
• płatnika składek,
• zmiany danych płatnika składek (z wyjątkiem zmiany danych identyfikacyjnych płatnika,
którą należy zgłosić na formularzu ZUS ZIPA),
• korekty danych płatnika składek (z wyjątkiem korekty danych identyfikacyjnych płatnika,
którą należy zgłosić na formularzu ZUS ZIPA).
Ogólne zasady sporządzania dokumentów zgłoszeniowych płatnika składek oraz terminy
i forma ich przekazywania zostały omówione we wstępie do poradnika.

I.
DANE ORGANIZACYJNE

Blok ten powinien być zawsze jednoznacznie wypełniony, tj. powinno być wypełnione tylko
jedno z pól.
• W przypadku zgłoszenia płatnika składek - w polu 01 należy wpisać „X”.
• W przypadku zgłoszenia zmiany lub korekty danych podanych we wcześniej złożonym
zgłoszeniu płatnika (z wyjątkiem zmiany/korekty danych identyfikacyjnych płatnika
składek, którą zgłasza się na formularzu ZUS ZIPA) - w polu 02 należy wpisać:
1 - dla zmiany danych płatnika składek,
2 - dla korekty danych płatnika składek.
Zmiana występuje wtedy, gdy dane uległy zmianie, w stosunku do danych wykazanych
we wcześniej złożonym zgłoszeniu, np. nastąpiła zmiana adresu.
Korekta występuje wtedy, gdy poprawiamy błędy w danych, które popełniliśmy we
wcześniej złożonym zgłoszeniu, np. nieprawidłowo został podany adres.
• Pól 03 i 04 - nie wypełnia się.

II.
DANE IDENTYFIKACYJNE PŁATNIKA SKŁADEK

Na podstawie zgłoszenia płatnika składek w ZUS zakładane jest konto płatnika składek, na
którym rozliczane są składki na poszczególne ubezpieczenia za wszystkich ubezpieczonych.
Podanie prawidłowych danych identyfikacyjnych w zgłoszeniu płatnika składek, a następnie
konsekwentne ich podawanie we wszystkich dokumentach ubezpieczeniowych i płatniczych ma
duże znaczenie dla poprawności rozliczenia składek na koncie płatnika. W związku z
powyższym blok ten należy wypełnić ze szczególną starannością.
Uwaga!
Zasady podawania właściwego zestawu danych identyfikacyjnych płatnika składek zostały
opisane we wstępie do poradnika.
• W polu 01 - należy wpisać NIP (Numer Identyfikacji Podatkowej) nadany płatnikowi
przez urząd skarbowy, nie oddzielając kreskami poszczególnych członów. Numer NIP
jest podstawowym identyfikatorem płatnika składek i nadawany jest wszystkim płatnikom
składek. Płatnicy składek, którzy nie posiadają numeru identyfikacji podatkowej NIP,
zobowiązani są złożyć wniosek o nadanie tego identyfikatora we właściwym urzędzie
skarbowym w celu otrzymania NIP dla celów pełnienia funkcji płatnika składek na
ubezpieczenia społeczne lub ubezpieczenie zdrowotne.
• W polu 02 - należy wpisać REGON nadany płatnikowi przez Główny Urząd Statystyczny
i ewidencjonowany w krajowym rejestrze urzędowym podmiotów gospodarki narodowej
(numer ten może mieć 9 lub 14 znaków i należy go wpisać wraz z występującymi "0").
• W polu 03 - należy wpisać nazwę skróconą płatnika zgodną z podaną do urzędu
skarbowego albo podczas rejestracji w KRUPGN REGON. Jeżeli płatnik nie posiada
nazwy skróconej (nie podawał jej do urzędu skarbowego albo podczas rejestracji w
KRUPGN REGON), to zobligowany jest do jej utworzenia i konsekwentnego podawania
na wszystkich dokumentach przesyłanych do ZUS. Utworzona nazwa powinna składać
się maksymalnie z 31 znaków i nie zawierać znaków innych niż litery i cyfry.

III.
DANE EWIDENCYJNE PŁATNIKA SKŁADEK

• W polu 01 - należy wpisać pełną nazwę płatnika składek (zgodnie z aktem prawnym
konstytuującym podmiot).
• Pola 02 i 03 - wypełnia się wyłącznie wówczas, gdy płatnik składek jest jednostką
budżetową lub zakładem budżetowym czy gospodarstwem pomocniczym w rozumieniu
ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (Dz.U. 2003 nr 15, poz. 148
z późn. zm.):
• w polu 02 - należy wpisać „X”, jeśli płatnik składek jest jednostką budżetową w
rozumieniu ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych,
• w polu 03 - należy wpisać „X”, jeśli płatnik składek jest zakładem budżetowym lub
gospodarstwem pomocniczym w rozumieniu ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o
finansach publicznych.
• W polu 04 - należy wpisać nazwę organu założycielskiego.
• W polu 05 - należy wpisać „X”, jeżeli płatnik podlega wpisowi do rejestru lub ewidencji.
• W polu 06 - należy wpisać datę, z jaką płatnik składek został wpisany do rejestru lub
ewidencji (dzień/miesiąc/rok), np. 01 06 2007.
• W polu 07 - należy wpisać numer, pod jakim dokonano wpisu do rejestru/ewidencji.
• W polu 08 - należy wpisać nazwę organu rejestrowego, np. Sąd Gospodarczy w Łodzi,
Urząd Gminy w Izabelinie.
• W polu 09 - należy wpisać datę powstania obowiązku opłacania składek na
ubezpieczenia społeczne (dzień/ miesiąc/ rok), np. 01 10 2007.
Uwaga!
Przy ponownym zgłaszaniu płatnika składek, data powstania obowiązku opłacania
składek nie może być wcześniejsza od daty wyrejestrowania podanej na wcześniej
złożonym dokumencie ZUS ZWPA.
• Pola 10 - nie wypełnia się.

IV.
DANE O RACHUNKU BANKOWYM PŁATNIKA SKŁADEK

• W polu 01 - należy wpisać numer rachunku bankowego płatnika, który stanowi ciąg cyfr
bez żadnych przerw i znaków.
• W polu 02 - jeżeli płatnik posiada inne rachunki bankowe, niż wymieniony w polu 01,
należy wpisać „X” i wypełnić formularz ZUS ZBA.

V.
INNE DANE O PŁATNIKU SKŁADEK

• Pól 01- 03 - nie wypełnia się.
• W polu 04 - jeżeli adres prowadzenia działalności gospodarczej jest inny niż adres
siedziby, należy wpisać „X” i wypełnić formularz ZUS ZAA.

VI.
ADRES SIEDZIBY PŁATNIKA SKŁADEK

• W polu 01 - należy wpisać kod pocztowy. W przypadku adresu zagranicznego pola nie
wypełnia się (pozostaje puste).
• W polu 02 - należy wpisać miejscowość siedziby płatnika składek.
• W polu 03 - należy wpisać nazwę gminy lub dzielnicy. W przypadku adresu
zagranicznego pole nie musi być wypełnione (może pozostać puste).
• W polu 04 - należy wpisać nazwę ulicy. Jeżeli w adresie nie występuje nazwa ulicy, pola
nie wypełnia się (pozostaje puste).
• W polu 05 - należy wpisać numer domu. Jeżeli numer domu jest łamany, wpisuje się go
oddzielając numery pochyłą kreską, np. 113/115, a gdy w numerze występuje litera,
wpisuje się dużą literę drukowaną, np. 113B, bez żadnej przerwy.
• W polu 06 - należy wpisać numer lokalu. Jeżeli w adresie nie występuje numer lokalu,
pola nie wypełnia się (pozostaje puste).
• W polu 07 - należy wpisać numer telefonu, poprzedzając go numerem kierunkowym, np.
022 - 112233. Jeżeli osoba zgłaszana nie posiada telefonu, pola nie wypełnia się
(pozostaje puste).
• Pole 08 – wypełnia się w przypadku, gdy adres płatnika składek jest inny niż polski.
W polu 08 należy wpisać dwuliterowy symbol państwa (zgodny z załącznikiem nr 2 do
niniejszego poradnika) oraz zagraniczny kod pocztowy.
W przypadku adresu polskiego pola nie wypełnia się (pozostaje puste).
• .Pola 09 - nie wypełnia się.

VII.
ADRES DO KORESPONDENCJI PŁATNIKA SKŁADEK

• Pola od 01 do 09 - należy wypełnić wówczas, gdy płatnik składek wnioskuje o
przekazywanie korespondencji na inny adres niż wskazany w bloku VI - Adres siedziby
płatnika składek.
Pola wypełnia się odpowiednio, z zastosowaniem zasad dotyczących wypełniania pól
bloku VI.
• Pola 10 - nie wypełnia się.

VIII. DANE O BIURZE RACHUNKOWYM

Pola od 01 do 03 należy wypełnić wówczas, gdy dokumentację finansowo-księgową płatnika
składek prowadzi biuro rachunkowe:
• w polu 01 - należy wpisać NIP (Numer Identyfikacji Podatkowej) nadany dla danego
biura rachunkowego przez urząd skarbowy, nie oddzielając kreską poszczególnych
członów,
• w polu 02 - należy wpisać REGON (numer nadawany przez Główny Urząd Statystyczny
i ewidencjonowany w krajowym rejestrze urzędowym podmiotów gospodarki narodowej)
biura rachunkowego,
• w polu 03 - należy wpisać nazwę skróconą biura rachunkowego.

IX.
OŚWIADCZENIE PŁATNIKA SKŁADEK

• W polu 01 - należy wpisać liczbę składanych załączników formularza ZUS ZBA.
• W polu 02 - należy wpisać liczbę składanych załączników formularza ZUS ZAA.
• W polu 03 - należy wpisać datę wypełnienia formularza (dzień/miesiąc/rok), np. 05 10
2007.
• W polu 04 - dla potwierdzenia wiarygodności danych, pieczątkę imienną i podpis składa
upoważniona osoba.
• W polu 05 - należy umieścić pieczątkę płatnika składek (jeśli płatnik ją posiada)