E-Faktury dla małych firm bez taryfy ulgowej

24/07/2025

Zmiany w fakturowaniu nadejdą szybciej niż się spodziewaliśmy. Przewidziane w ustawie okresy przejściowe to tylko teoria. W praktyce, małe firmy będą musiały wdrożyć nowe zasady fakturowania w tym samym czasie co wielkie koncerny. A zostało na to zaledwie kilka miesięcy.

Przypomnijmy, że już na początku przyszłego roku wejdą w życie przepisy nakładające obowiązek korzystania z Krajowego Systemu eFaktur (KSeF). Obowiązkowi temu podlegać będą wszystkie firmy zarejestrowane na terytorium Polski, w tym również wszystkie jednoosobowe działalności gospodarcze (zobacz szczegóły).

Nowe przepisy nakładają powszechny obowiązek wystawiania elektronicznych faktur przy użyciu jednego, centralnego systemu dostarczonego przez Ministerstwo Finansów. Tak wystawione faktury, wysyłane będą natychmiast nie tylko kontrahentowi, ale trafią również na rządowe serwery. Co istotne, już za kilka miesięcy KSeF ma się stać jedynym i obowiązkowym systemem fakturowania w Polsce.

Odroczenie dla małych firm, ale tylko w teorii

Zgodnie z przyjętym przez rząd harmonogramem, obowiązek eFakturowania wdrażany będzie w dwóch etapach.

Od 1 lutego 2026 roku wystawianie eFaktur stanie się obowiązkowe dla firm, których roczne przychody w poprzednim roku przekroczyły wartość 200 mln zł.

Dla mniejszych firm, przepisy przewidują okres przejściowy. Małe firmy, w tym również jednoosobowe działalności gospodarcze objęte zostaną zatem obowiązkiem wystawiania eFaktur dopiero od 1 kwietnia 2026 roku.

O tym, kto i w jakich przypadkach zwolniony będzie z wystawiania e-Faktur, piszemy szczegółowo w tym artykule.

Oprócz tego, ustawa wprowadza dodatkowo jeszcze trzy okresy przejściowe. Przy spełnieniu dodatkowych warunków, obowiązek wystawiania eFaktur może zostać odroczony o kolejnych kilka miesięcy. I tak:

• do końca lipca 2026 roku - utrzymana zostanie możliwość wystawiania papierowych faktur na kasach rejestrujących oraz paragonów fiskalnych uznawanych za faktury (zobacz szczegóły).

• do końca września 2026 roku - obowiązku wystawiania e-Faktur nie będą mieli przedsiębiorcy, u których miesięczna sprzedaż nie przekracza 10 tys. zł, a wystawiane faktury opiewają na kwoty nie większe niż 450 zł brutto (zobacz szczegóły).
• do końca grudnia 2026 roku - wszyscy przedsiębiorcy będą mogli wystawiać eFaktury w trybie offline, czyli wystawiać je poza systemem KSeF i przesyłać do systemu w następnym dniu roboczym.

Łącznie zatem ustawa przewiduje aż pięć okresów przejściowych. Czy to oznacza, że przedsiębiorca, który spełnia warunki do objęcia okresem przejściowym, dostanie więcej czasu na wdrożenie systemu e-Faktur w swojej firmie?

Niestety, nie. Przepisy dotyczące okresów przejściowych dotyczą bowiem tylko wystawiania e-Faktur. Ustawa nie przewiduje jednak żadnych wyjątków w kwestii odbierania e-Faktur od kontrahentów.

Jeśli nawet zatem przedsiębiorca kwalifikuje się do okresu przejściowego z powodu przychodów niższych od 200 mln zł, to oznacza to jedynie, że do 1 kwietnia 2026 roku (zamiast do 1 lutego) będzie mógł wstrzymać się z wystawianiem eFaktur. Jednak już od 1 lutego nie będzie mógł odmówić przyjęcia e-Faktury od kontrahenta. A to oznacza, że do wdrożenia nowego systemu fakturowania w swojej firmie zobowiązany będzie najpóźniej w styczniu, tak by już 1 lutego być gotowym do odebrania pierwszej zakupowej e-Faktury.

Brak możliwości odmowy przyjęcia e-Faktury od 1 lutego 2026 roku łatwo sobie wyobrazić chociażby na przykładzie faktury za zakup paliwa na stacji benzynowej. Zdecydowana większość stacji należy bowiem do dużych koncernów paliwowych, których przychody znacznie przekraczają kwotę 200 mln zł. To oznacza, że już od 1 lutego wszystkie zakupy za paliwo od takich koncernów dokumentowane będą tylko i wyłącznie eFakturami, niezależnie od tego czy zakupu paliwa dokona duży czy też mały przedsiębiorca.

Począwszy od lutego, osoba prowadząca małą jednoosobową działalność gospodarczą nie będzie mogła zatem odmówić przyjęcia e-Faktury, a co za tym idzie, będzie musiała być technicznie przygotowana do odbioru takiego elektronicznego dokumentu. Możliwość zaksięgowania eFaktury wymagać będzie zatem wdrożenia KSeF już od 1 lutego 2026 roku. O tym, jakie kary przewiduje ustawa za brak terminowego wdrożenia eFaktur piszemy na tej stronie.