Faktura wystawiona poza KSeF a odliczenie VAT

15/04/2026

Czy przedsiębiorca może odliczyć podatek VAT z faktury zakupowej, którą sprzedawca - wbrew przepisom - wystawił poza Krajowym Systemem eFaktur? Znamy oficjalne stanowisko Krajowej Informacji Skarbowej.

Od 1 kwietnia 2026 roku zdecydowana większość firm w Polsce objęta została prawnym obowiązkiem wystawiania faktur za pośrednictwem Krajowego Systemu eFaktur (KSeF). Wciąż jednak pojawiają się liczne wątpliwości związane nie tylko z funkcjonowaniem samego systemu, ale również pytania dotyczące tego, kiedy i w jakich okolicznościach przedsiębiorca może rozliczyć fakturę wystawioną poza KSeF.

O wydanie interpretacji podatkowej w takiej właśnie sprawie wystąpiła spółka, będąca czynnym podatnikiem VAT.

Dla potrzeb prowadzonej działalności gospodarczej, spółka nabywa od innych podmiotów różnego rodzaju towary i usługi, które następnie wykorzystywane są przez spółkę do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT. Zakup nabywanych towarów i usług dokumentowany jest przez dostawców fakturami VAT.

W związku z wejściem w życie przepisów o obowiązkowym Krajowym Systemie eFaktur (KSeF), spółka otrzymuje faktury zakupowe m.in. za pośrednictwem KSeF. Ale nie tylko. Część dostawców wciąż wystawia bowiem faktury w formie papierowej lub w formie dokumentu pdf.

Spółka nie ma możliwości sprawdzenia, czy dostawca - który wystawia fakturę poza KSeF - ma rzeczywiście prawo do zwolnienia z KSeF i czy podmiot taki może zgodnie z przepisami posługiwać się fakturami papierowymi (zobacz kto jest zwolniony z KSeF).

Może zatem zdarzyć się sytuacja, w której dostawca wystawi fakturę, która będzie dokumentowała rzeczywistą transakcję i będzie prawidłowa pod względem merytorycznym, ale kontrahent nie wystawi jej przy użyciu KSeF, twierdząc, że nie jest objęty tym obowiązkiem. Następnie, po otrzymaniu przez spółkę faktury w formie papierowej, okaże się że dostawca jednak jest objęty obowiązkiem wystawienia faktury przy użyciu KSeF, gdyż faktycznie nie spełnia warunków do zwolnienia z KSeF (zobacz jakie to warunki).

Ponadto, spółka obawia się również sytuacji, w której dostawca nie wystawi faktury przy użyciu KSeF, powołując się na okoliczności takie jak awaria, niedostępność KSeF lub inne przyczyny i prześle fakturę poprawną pod względem merytorycznym, ale wystawioną poza KSeF, czyli niezgodnie z przepisami.

Przedsiębiorca wystąpił więc do władz skarbowych z pytaniem, czy spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z otrzymanych faktur zakupowych, wystawionych przez dostawców, również w przypadku, gdy wbrew obowiązkowi, faktura zakupowa zostanie wystawiona poza KSeF.

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej zgodził się ze stanowiskiem przedsiębiorcy i uznał, że faktura zakupowa wystawiona - wbrew obowiązkowi - poza systemem KSeF, nie pozbawia przedsiębiorcy prawa do odliczenia podatku naliczonego VAT. W interpretacji indywidualnej (sygn. 0112-KDIL1-3.4012.722.2025.1.MR) możemy przeczytać, iż:

"Prawidłowe wystawienie faktury papierowej, elektronicznej czy ustrukturyzowanej pod kątem formalnym i materialnym, stanowi spełnienie jednej z przesłanek do skorzystania z prawa do odliczenia. Jej wystawienie bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur nie powoduje jednak tego, że wadliwie wystawiony dokument nie stanowi dowodu istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego."

Pełna treść interpretacji podatkowej dostępna jest na tej stronie.

W wydanej interpretacji podatkowej, Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdził również, iż ustawa o podatku od towarów i usług nie zawiera przesłanki zabraniającej odliczenia VAT z powodu wystawienia faktury poza KSeF:

"Przepis art. 88 ustawy enumeratywnie określa listę przypadków, w których podatnik został pozbawiony prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Jednakże nie wymienia opisanego we wniosku przypadku, gdy podatek naliczony wynika z faktur dokumentujących nabycie towarów i usług, wystawionych wbrew obowiązkowi, bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur jako przesłanki negatywnej, powodującej utratę prawa do odliczenia podatku naliczonego (w sytuacji, gdy faktura odzwierciedla prawdziwe zdarzenie gospodarcze)."

Z wydanej interpretacji wynika zatem, że na odbiorcy faktury nie ciąży obowiązek sprawdzania kontrahenta pod kątem przysługującego mu zwolnienia z KSeF, ani domagania się wystawienia faktury w Krajowym Systemie eFaktur. Przedsiębiorca może zatem odliczyć podatek VAT z faktury wystawionej w dowolnej formie, o ile tylko faktura taka jest poprawna merytorycznie i odzwierciedla rzeczywistą transakcję.

Pełna treść interpretacji podatkowej dostępna jest na tej stronie.