27/03/2025
Ministerstwo Finansów opublikowało nowy wzór Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów. Czekają nas bardzo duże zmiany. W księdze pojawią się nowe kolumny. Zmiany dotkną też dowodów księgowych i miejsca przechowywania dokumentacji.
Ministerstwo Finansów opublikowało projekt nowego rozporządzenia w sprawie prowadzenia Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów. Rozporządzenie wprowadza aż 15 istotnych zmian w zakresie prowadzenia PKPiR.
Zgodnie z wyjaśnieniami Ministerstwa Finansów, zmiany te związane są z nowelizacją ustaw o PIT i CIT. Zgodnie z nowymi przepisami, od 2026 roku przedsiębiorcy będą mieli bowiem obowiązek przesyłania władzom skarbowym kompletnej Księgi Przychodów i Rozchodów w formie elektronicznej. O tym, kogo i w jakich terminach obejmie nowy obowiązek, piszemy na tej stronie.
Zmiany w PKPiR największe od lat
Nowe przepisy dostosowują Księgę Przychodów i Rozchodów do nowego obowiązku. Dostosowanie to pociągnie za sobą jednak bardzo istotne zmiany, zarówno jeśli chodzi o sam wzór PKPiR, jak i o katalog dokumentów księgowych, zakres zwolnień oraz sposób przechowywania dokumentacji.
W porównaniu do poprzedniego rozporządzenia, nowe przepisy wprowadzają następujące zmiany:
1. PKPiR w formie elektronicznej.
Podstawowym sposobem prowadzenia księgi będzie prowadzenie jej przy użyciu programów komputerowych. Z powyższego obowiązku wyłączone zostaną jedynie osoby wykonujące działalność na podstawie umów agencyjnych i umów na warunkach zlecenia.
2. Dodatkowe kolumny w PKPiR
Wzór PKPiR został poszerzony o dwie dodatkowe kolumny. Zamiast obecnych 17 kolumn, od przyszłego roku Księga zawierać będzie aż 19 kolumn.
W dodanej kolumnie nr 3 będzie należało wpisać numer identyfikujący fakturę wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (zobacz szczegóły).
Z kolei w dodanej kolumnie nr 5 pojawi się obowiązek podania identyfikatora podatkowego kontrahenta. Nowy wzór PKPiR dostępny jest na tej stronie.
3. Brak preferencji dla rolników
W nowej księdze zniesiona zostaje preferencja w postaci możliwości prowadzenia uproszczonej księgi przez rolników prowadzących gospodarstwo rolne bez zatrudnienia w nim pracowników, osiągających do 10 tys. zł przychodu rocznie.
4. Nie będzie zwolnień z prowadzenia PKPiR
Nowe przepisy likwidują możliwość zwolnienia niektórych podatników ze stosowania przepisów rozporządzenia w określonym zakresie. Dotychczas, zwolnienie to było przyznawane przez naczelnika urzędu skarbowego, na wniosek podatnika.
5. Zmiany w definicjach
W nowym rozporządzeniu usunięte zostały definicje użyte w ustawie o PIT, tj. definicje przychodu, środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Zmieniono również definicję biura rachunkowego.
6. Ewidencja sprzedaży u podatników zwolnionych z VAT
Przepisy nowego rozporządzenia znoszą dotychczasowe regulacje dotyczące wykorzystywania ewidencji sprzedaży prowadzonej dla potrzeb księgi, przez podatników korzystających ze zwolnienia od podatku VAT.
7. Przedsiębiorstwa wielozakładowe
Zniesiony zostaje obowiązek posiadania przez przedsiębiorstwa wielozakładowe ksiąg w ramach każdego zakładu oraz obowiązku sporządzania dowodów przesunięć.
8. Faktury dotyczące sprzedaży z kas fiskalnych
Nowe rozporządzenie modyfikuje przepisy dotyczące faktur dokumentujących dokonanie sprzedaży uprzednio zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kas rejestrujących.
W nowym rozporządzeniu zachowany zostaje przepis stanowiący, że podatnik nie wpisuje do księgi kwot wynikających z faktur dokumentujących dokonanie sprzedaży, uprzednio ujętej w ewidencji prowadzonej przy zastosowaniu kas rejestrujących. Nie przewiduje natomiast regulacji związanych z przechowywaniem paragonu i faktury w takiej sytuacji, gdyż są one ujęte w przepisach dotyczących VAT.
9. Korekty raportów fiskalnych
Nowe rozporządzenie modyfikuje przepisy dotyczące sposobu korygowania danych wynikających z raportów fiskalnych dobowych lub okresowych.
Dotychczas podatnik był obowiązany do opisywania tego rodzaju korekt na odwrocie raportu fiskalnego. Zgodnie z nowymi przepisami, korekty takiej dokonać należy na podstawie dowodu wewnętrznego.
10. Zestawienie dzienne nie będzie dowodem księgowym
Nowe przepisy wyłączają z katalogu dowodów księgowych, dzienne zestawienia dowodów (faktur dotyczących sprzedaży) sporządzanych do zaksięgowania ich zbiorczym zapisem. Podatnik zobowiązany będzie do dokonywania zapisów bezpośrednio w księdze, prowadzonej w postaci elektronicznej, na podstawie poszczególnych faktur.
Podstawą zapisów w księdze nie będzie mogło być również zestawienie sprzedaży sporządzane na podstawie ewidencji sprzedaży VAT.
11. Paragon bez NIP nie będzie dowodem księgowym
Nowe przepisy likwidują możliwość dokumentowania paragonami bez NIP określonych zakupów w jednostkach handlu detalicznego (np. materiałów, środków czystości) oraz możliwości dokumentowania zakupu materiałów pomocniczych w jednostkach handlu detalicznego za pomocą dowodów wewnętrznych. Zakupy takie podatnicy będą mogli dokumentować fakturą uproszczoną (paragonem z NIP).
12. Terminy wpisów w PKPiR
Nowe rozporządzenie ujednolica terminy dokonywania wpisów do księgi (zarówno od strony kosztowej, jak i przychodowej).
Niezależnie od tego, czy księga będzie prowadzona przez biuro rachunkowe, czy samodzielnie przez podatnika, wpisy będą dokonywane najpóźniej do 20. dnia każdego miesiąca, następującego po miesiącu dokonania wydatków bądź uzyskania przychodu.
13. Spis z natury
Zniesiony zostaje obowiązek podpisywania spisu z natury przez osoby sporządzające spis. Spis będzie podpisywany jedynie przez właściciela zakładu (wspólników). Ponadto do PKPiR wpisywana będzie wyłącznie wartość spisu.
14. Prawidłowość PKPiR
W nowym rozporządzeniu zniesione zostają przepisy określające warunki, jakim odpowiadać powinna księga prowadzona w postaci elektronicznej, aby mogła być uznana za prawidłową.
15. Miejsce przechowywania PKPiR
Nowe rozporządzenie znosi przepisy dotyczące miejsca przechowywania księgi oraz dowodów księgowych.
Zgodnie z dotychczasowym rozporządzeniem, księga oraz dowody księgowe muszą znajdować się w miejscu wykonywania działalności, miejscu wskazanym przez podatnika jako siedziba lub w miejscu prowadzenia lub przechowywania księgi przez biuro rachunkowe.
Od tej pory wiążący będzie jedynie art. 86 ustawy Ordynacja podatkowa. Zgodnie z tym przepisem, "podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego".
Pełna treść nowego rozporządzenia w sprawie PKPiR, dostępna jest na tej stronie.
Nowy wzór PKPiR wraz z nowymi regulacjami dotyczącymi prowadzenia Księgi ma wejść w życie już 1 stycznia 2026 roku.
Od tego dnia nowe przepisy obowiązywać będą każdego przedsiębiorcę, niezależnie od tego, w jakim terminie nałożony zostanie na niego obowiązek elektronicznej wysyłki PKPiR. O tym, kiedy taki obowiązek zostanie nałożony na poszczególne grupy przedsiębiorców, piszemy na tej stronie. Jeśli chcesz otrzymywać bieżące informacje na ten temat, zapisz się na nasz newsletter:
| Zobacz również: | Jak uniknąć wyższych składek ZUS |
| ZUS nasila kontrole. Chce uprawnień jak policja. | |
| Nowe zasady wystawiania faktur | |
