12/06/2025
Wydatki na obiad w restauracji mogą stanowić koszt uzyskania przychodu przedsiębiorcy. W jakich przypadkach fakturę za posiłek wrzucimy w koszty, a w jakich będzie to niedozwolone?
Kwestia możliwości zaliczania w koszty wydatków poniesionych na posiłki w restauracji przez wiele lat stanowiła przedmiot sporów między właścicielami firm a władzami skarbowymi. W ostatnich latach udało się jednak wypracować jednolite stanowisko w tej kwestii. Dzięki temu osoby prowadzące działalność gospodarczą uzyskały względną pewność co do tego, kiedy faktura za obiad w restauracji nie będzie kwestionowana przez fiskusa.
Przypomnijmy, że do 2006 roku wydatki na posiłki w restauracji traktowane były jako "koszty reprezentacji i reklamy". Koszty takie można było bez problemu zaliczać do kosztów uzyskania przychodu, ale tylko do limitu 0,25% przychodów firmy.
Po zmianie przepisów w 2007 roku, wydatki na reklamę możemy zaliczać do kosztów bez limitu. Z kolei wydatki na "reprezentację" zostały całkowicie wyłączone z katalogu kosztów uzyskania przychodu.
Od tego czasu, kwestią sporną stało się każdorazowe określenie, czy dany posiłek stanowi koszt reprezentacji (i musi być wyłączony z kosztów), czy też kosztem reprezentacji nie jest i może zostać zaliczony do kosztów firmy.
Istotę problemu stanowi fakt, iż pojęcie "reprezentacji" nie jest zdefiniowane w żadnym akcie prawnym. Władze skarbowe, rozstrzygając w każdej konkretnej sprawie, musiały zatem posiłkować się definicjami słownikowymi. Czym zatem jest reprezentacja i kiedy obiad w restauracji może zostać zaliczony do kosztów?
Obiad z kontrahentem tak, ale nie dla wizerunku firmy
Zgodnie ze stanowiskiem władz skarbowych, wydatki na posiłek w restauracji mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodu w sytuacji, gdy przedsiębiorca zaprasza swojego kontrahenta na obiad, np. w celu omówienia warunków współpracy. Obecnie takie spotkania biznesowe poza siedzibą firmy stanowią pewien standard i nie budzą już wątpliwości co do zaliczenia ich w koszty.
Problem może pojawić się jedynie w przypadku, gdy spotkanie nie ma charakteru stricte biznesowego (negocjacja umowy, omówienie zasad współpracy), a służy jedynie poprawie wizerunku firmy lub wywarciu wrażenia na kontrahencie. W tym przypadku bowiem władze skarbowe mogą uznać taki wydatek za koszty reprezentacji.
Pierwszy krok do ujednolicenia zasad w tej kwestii poczynił Naczelny Sąd Administracyjny, który w wyroku z 17 czerwca 2013 r. (sygn. akt II FSK 702/11) objaśnił, czym są niestanowiące kosztów wydatki na reprezentację:
"Celem kosztów reprezentacyjnych jest stworzenie pewnego wizerunku podatnika, stworzenie dobrego obrazu jego firmy, działalności etc., wykreowanie pozytywnych relacji z kontrahentami. (…) Jeśli wyłącznym bądź dominującym celem ponoszonych kosztów jest właśnie wykreowanie takiego obrazu podatnika, to koszty te mają charakter reprezentacyjny."
Pełna treść wyroku dostępna jest tutaj.
Stanowisko takie potwierdził ostatecznie Minister Finansów, który w tym samym roku wydał interpretację ogólną (interpretacja nr DD6/033/127/SOH/2013/RD-120521), w której dopuścił zaliczanie wydatków na posiłki do kosztów firmy. Jednocześnie Ministerstwo Finansów jasno zdefiniowało, czym jest reprezentacja i w jakich przypadkach obiad nie będzie kosztem firmy:
"Wymienienie jako przykładowych kosztów reprezentacji wydatków na usługi gastronomiczne (…) nie oznacza, iż wydatki tego rodzaju zawsze muszą zostać wyłączone z kosztów uzyskania przychodów.(…) Za wydatki na zakup żywności, napojów i usług gastronomicznych, wyłączone z kosztów uzyskania przychodów (…) należy uznać te, których wyłącznym bądź dominującym celem jest stworzenie pewnego wizerunku podatnika, stworzenie dobrego obrazu jego firmy, czy działalności, wykreowanie pozytywnych relacji z uczestnikami takich spotkań."
Pełna treść interpretacji dostępna jest tutaj.
Zaliczysz w koszty, nie odliczysz VAT-u
Wiemy zatem, że spotkanie biznesowe przy obiedzie może stanowić koszt podatkowy dla firmy. Należy jednak zwrócić uwagę jeszcze na dwie dodatkowe kwestie.
Po pierwsze, warto zwrócić uwagę, aby na fakturze z restauracji nie widniały pozycje wskazujące na zakup alkoholu. Wydatki na alkohol, co do zasady, nie mogą zostać zaliczone do kosztów i prawie zawsze zostaną zakwestionowane podczas kontroli.
Po drugie, pomimo że fakturę za obiad zaliczymy do kosztów uzyskania przychodu, to nie odliczymy od niej podatku VAT. Ustawa o podatku od towarów i usług wprowadza bowiem jasne ograniczenie w tym zakresie. Przedsiębiorca nie ma prawa do odliczenia podatku VAT od usług gastronomicznych. Kwotę faktury z restauracji księgujemy zatem do kosztów w kwocie brutto. Pełna treść interpretacji ministerstwa finansów dostępna jest tutaj. Jeśli chcesz otrzymywać bieżące informacje na ten temat, zapisz się na nasz newsletter:
| Zobacz również: | Niższe składki ZUS dla firm |
| Córka w kosztach firmy | |
| Zakup zegarka w kosztach firmy | |
