Składki ZUS - Aktualne i historyczne

22/10/2025

Obowiązek wystawiania e-faktur wchodzi w życie już za 3 miesiące. Nie zawsze jednak trzeba będzie wystawiać efaktury w czasie rzeczywistym. Kto i kiedy może liczyć na możliwość wystawiania e-faktur w trybie offline?

Przypomnijmy, że już od 1 lutego 2026 roku niemal wszystkie firmy w Polsce objęte zostaną obowiązkiem wystawiania elektronicznych faktur przy użyciu jednego, centralnego systemu dostarczonego przez Ministerstwo Finansów. Tym samym, Krajowy System eFaktur (KSeF) stanie się jedynym i obowiązkowym systemem fakturowania w Polsce (zobacz szczegóły).

W stosunku do małych firm, przepisy dotyczące KSeF przewidują pewien okres przejściowy i przesunięcie obowiązku e-fakturowania o dwa miesiące. W praktyce jednak wspomniany okres przejściowy okazał się fikcją, w związku z czym obowiązek wdrożenia eFakturowania dotyczył będzie niemal każdego polskiego przedsiębiorcy już od 1 lutego. O tym, dlaczego ustawowy okres przejściowy okazał się tylko teorią, pisaliśmy w tym artykule.

Faktury w czasie rzeczywistym, ale nie do końca

Co do zasady, nowy system eFakturowania sprowadza się do obowiązku wystawienia elektronicznej faktury w postaci ustrukturyzowanego pliku, który wysyłany jest - za pośrednictwem rządowego systemu - nie tylko kontrahentowi, ale trafia również - już w momencie wystawienia - na serwer fiskusa.

Wszystko odbywa się zatem w trybie online - wystawienie faktury jest jednoznaczne z natychmiastowym przesłaniem jej również do Ministerstwa Finansów. Przepisy przewidują jednak kilka wyjątków, które umożliwiają odroczenie wysłania faktury i dostarczenie jej fiskusowi dopiero po jakimś czasie od wystawienia. Mówimy wówczas o wystawieniu e-faktury w trybie offline.

E-faktura w trybie OFFLINE

Przepisy o Krajowym Systemie eFaktur umożliwiają wysłanie e-faktury w trybie offline w trzech przypadkach:

• tryb offline w związku z niedostępnością KSeF
• tryb awaryjny
• tryb offline24

Dwa pierwsze tryby umożliwiają wystawienie efaktury offline oraz jej późniejszą wysyłkę w sytuacji niedostępności systemu.

Pierwszy z nich ma miejsce w przypadku zaplanowanych prac serwisowych KSeF. W przypadku ogłoszonej przez Ministerstwo Finansów niedostępności systemu, każdy przedsiębiorca będzie mógł wystawić fakturę w trybie offline. Faktura taka będzie jednak musiała być wystawiona zgodnie z obowiązującym wzorem struktury logicznej KSeF, a jej dostarczenie do systemu będzie obowiązkowe nie później niż w następnym dniu roboczym po zakończeniu okresu niedostępności.

Z kolei tryb awaryjny to rozwiązanie, z którego można skorzystać w sytuacji awarii KSeF ogłoszonej przez Ministerstwo Finansów. W takim przypadku, faktura wystawiona w trybie offline musi zostać dostarczona na serwer ministerstwa w ciągu 7 dni roboczych od zakończenia awarii.

Ostatni tryb to tzw. tryb offline24. Jego zastosowanie jest niezależne od dostępności samego systemu, a jedynie od okoliczności zaistniałych po stronie samego przedsiębiorcy. Wystawienie faktury offline możliwe będzie zatem w każdym przypadku, w którym przedsiębiorca spotka się z trudnościami w przesłaniu e-faktury do systemu, wynikającymi z jakości sieci transmisyjnej lub wystąpienia braku połączenia z Internetem. W takim przypadku, późniejsze przesłanie efaktury do KSeF wymagane będzie najpóźniej w następnym dniu roboczym po dniu jej wystawienia. O tym, kto i w jakich przypadkach będzie całkowicie zwolniony z wystawiania e-Faktur, piszemy w tym artykule.