Składki ZUS - Aktualne i historyczne

Składki na ubezpieczenia społeczne w części finansowanej przez płatnika składek, składki na Fundusz Pracy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych od wynagrodzeń pracowniczych, stanowią koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który są należne, pod warunkiem, że składki te zostały opłacone:

1) z tytułu wynagrodzeń wypłaconych lub postawionych do dyspozycji w miesiącu, za który są należne - w terminie wynikającym z odrębnych przepisów,

2) z tytułu wynagrodzeń wypłaconych lub postawionych do dyspozycji w miesiącu następnym, w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony - nie później niż do 15 dnia tego miesiąca.

W przypadku uchybienia tym terminom, wymienione składki stanowią koszty uzyskania przychodów z chwilą ich zapłaty (art. 22 ust. 6bb i art. 23 ust. 1 pkt 55a updof).

Przykład

Pracodawca wypłaca wynagrodzenia do 10 dnia miesiąca następującego po miesiącu, za który wynagrodzenia są należne.

Wynagrodzenia za lipiec 2011 r. zostały wypłacone 10 sierpnia 2011 r.

Wynagrodzenia zostały wypłacone w terminie, w związku z tym pracodawca ujął je w kosztach uzyskania przychodów lipca 2011 r.

Przykład

Pracodawca, o którym mowa w poprzednim przykładzie wynagrodzenia za sierpień 2011 r. wypłaci 15 września 2011 r. i ujmie je do kosztów podatkowych we wrześniu, bowiem wynagrodzenia te zostaną wypłacone po obowiązującym go terminie ich wypłaty.

Przykład

Pracodawca wypłaca wynagrodzenia ostatniego roboczego dnia każdego miesiąca. Wynagrodzenia za lipiec 2011 r. zostały wypłacone 29 lipca 2011 r., natomiast składki ZUS od tych wynagrodzeń zostały opłacone 12 sierpnia 2011 r. Pracodawca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów lipca 2011 r. wartość składek ZUS opłaconych w sierpniu. Składki te zostały bowiem uregulowane terminowo.

Przykład

Pracodawca wypłaca wynagrodzenia 10 dnia miesiąca następującego po miesiącu, za który wynagrodzenia są należne. Wynagrodzenia za lipiec 2011 r. wypłacono 10 sierpnia 2011 r. Składki ZUS od tych wynagrodzeń uregulowano 12 sierpnia 2011 r.

W kosztach uzyskania przychodów lipca 2011 r. pracodawca może uwzględnić wartość składek opłaconych w sierpniu. Składki te opłacone zostały bowiem w terminie, o którym mowa w art. 22 ust. 6bb pkt 2 updof.

Przykład

Wynagrodzenia wypłacane są 10 dnia miesiąca następującego po miesiącu, za który są należne. Wynagrodzenia za lipiec 2011 r. zostały wypłacone 10 sierpnia 2011 r. Natomiast składki ZUS dotyczące tych wynagrodzeń zostaną uregulowane 15 września 2011 r.

Pracodawca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wartość składek dopiero w dacie ich opłacenia, czyli we wrześniu 2011 r.

Wynagrodzenia w kwocie brutto wpisuje się do podatkowej księgi w kolumnie 12 "wynagrodzenie w gotówce i w naturze". Podstawą dokonania wpisu jest:

• lista płac lub inny dowód, na którym pracownik potwierdza własnym podpisem kwoty otrzymanych wynagrodzeń w gotówce i w naturze - w przypadku wypłaty wynagrodzenia w kasie,
• inny dowód, np. dowód potwierdzający przekazanie wynagrodzenia na rachunek bankowy pracownika - jeżeli wynagrodzenie nie jest wypłacane w kasie.

Składki ZUS, tj. składki na ubezpieczenia społeczne w części finansowanej przez pracodawcę, składki na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych wpisuje się do podatkowej księgi w kolumnie 13 "pozostałe wydatki". Podstawą wpisu jest wyciąg bankowy dokumentujący dokonanie wpłaty do ZUS.

1) W sierpniu przyznaliśmy pracownikowi premię pieniężną za lipiec. Premię tę wypłaciliśmy w sierpniu wraz z wynagrodzeniem za ten miesiąc. Czy sierpień przyjąć za miesiąc, za który premia jest należna i w tym miesiącu uznać ją za koszt podatkowy?

Ustawodawca nie wyjaśnia, co należy rozumieć przez pojęcie "w miesiącu, za który są należne", dlatego należy posłużyć się definicją słownikową, z której wynika, że "należny" to "przysługujący, należący się komuś lub czemuś".

Premia uznaniowa przysługuje pracownikowi dopiero po przyznaniu jej przez pracodawcę. Zatem w sytuacji gdy decyzja o przyznaniu premii za dany miesiąc podejmowana jest w miesiącu następnym, po przeanalizowaniu wyników osiąganych przez poszczególnych pracowników, można uznać, że premia staje się należna w miesiącu jej przyznania.

Oznacza to, że przyznana w sierpniu premia uznaniowa za lipiec stanowi koszt uzyskania przychodów w sierpniu, pod warunkiem, że zostanie wypłacona lub postawiona do dyspozycji pracownika z zachowaniem przewidzianego do jej wypłaty terminu. W razie uchybienia temu terminowi, premia będzie mogła zostać ujęta w kosztach podatkowych dopiero w dacie jej faktycznej wypłaty lub postawienia do dyspozycji pracownika.

2) Wynagrodzenia wypłacam pracownikom do 10 dnia miesiąca następującego po miesiącu, za który są należne. Wynagrodzenie za lipiec wypłaciłam pracownikowi w dwóch ratach, tj. 5 i 12 sierpnia. Czy całe wynagrodzenie mogę ująć w kosztach lipca? A co ze składkami ZUS, które w całości opłaciłam 12 sierpnia?

Ta część wynagrodzenia za lipiec, która została wypłacona terminowo, tj. 5 sierpnia może zostać uwzględniona w kosztach podatkowych lipca. Natomiast wynagrodzenie wypłacone 12 sierpnia stanowi koszt podatkowy w dacie jego faktycznej wypłaty.

Co do składek ZUS (w części finansowanej przez płatnika), to w celu prawidłowego ich ujęcia w kosztach podatkowych, składki te trzeba będzie podzielić na składki dotyczące wynagrodzenia wypłaconego w terminie i składki dotyczące wynagrodzenia wypłaconego po terminie.

Opłacone 12 sierpnia składki ZUS od tej części wynagrodzenia za lipiec, która wypłacona została 5 sierpnia (a więc w terminie), stanowią koszt podatkowy lipca. Natomiast składki ZUS od nieterminowo wypłaconych wynagrodzeń stanowią koszt uzyskania przychodów w dacie ich faktycznej zapłaty. Zatem składki ZUS od wynagrodzeń za lipiec wypłaconych 12 sierpnia, należy uwzględnić w kosztach podatkowych sierpnia pod datą ich rzeczywistej zapłaty do ZUS, tj. 12 sierpnia.

3) Spółka cywilna wynagrodzenia pracownicze za lipiec wypłaciła w terminie wynikającym z regulaminu wynagradzania, tj. w ostatnim dniu roboczym miesiąca, za który są należne. Składki ZUS od tych wynagrodzeń opłaciła 16 sierpnia, gdyż 15 sierpnia był dniem ustawowo wolnym od pracy. Czy w związku z tym składki opłacone 16 sierpnia spółka będzie mogła zaliczyć do kosztów podatkowych lipca?

Składki na ubezpieczenia społeczne opłacone 16 sierpnia mogą być zaliczone do kosztów podatkowych w lipcu.

Z art. 31 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2009 r. nr 205, poz. 1585 ze zm.) wynika, że przy ustalaniu terminu opłacania składek ZUS zastosowanie znajdzie art. 12 Ordynacji podatkowej. Zgodnie z art. 12 § 5 Ordynacji podatkowej, jeżeli ostatni dzień terminu przypada na sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy, za ostatni dzień terminu uważa się następny dzień po dniu lub dniach wolnych od pracy.

Jeżeli spółka wypłaca wynagrodzenia w miesiącu, za który są one należne, to składki od tych wypłat (finansowane przez pracodawcę) zalicza do kosztów uzyskania przychodów miesiąca, którego dotyczą, o ile opłaci je nie później niż do 15 dnia następnego miesiąca. Jeśli jednak 15 dzień przypada w sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy - nie później niż następnego dnia po dniu lub dniach wolnych od pracy.

4) Wynagrodzenia pracowników za dany miesiąc wypłacam do 10 dnia następnego miesiąca. Oznacza to, że wynagrodzenia za grudzień 2011 r. wypłacę 10 stycznia 2012 r. Czy będę mógł je zaliczyć do kosztów podatkowych 2011 r., czy może zasada ta nie ma zastosowania na przełomie roku?

Należności z tytułu stosunku pracy i stosunków pokrewnych stanowią koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który są należne. Możliwe to jest jednak tylko wtedy, gdy należności te zostały wypłacone lub postawione do dyspozycji pracownika w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony. Niedotrzymanie tych terminów wyklucza możliwość zaliczenia wynagrodzeń do kosztów miesiąca, za które są należne. Stanowią one wówczas koszty podatkowe w miesiącu, w którym zostaną wypłacone lub postawione do dyspozycji pracownika.

Ustawodawca nie wprowadził wyjątków od zaprezentowanych zasad. Oznacza to, że stosuje się je do wynagrodzeń należnych za cały rok podatkowy, a więc także do wynagrodzeń za grudzień wypłaconych w styczniu następnego roku.

Zatem wynagrodzenia za grudzień 2011 r. będą stanowiły koszt uzyskania przychodów w grudniu pod warunkiem, że zostaną wypłacone lub postawione do dyspozycji pracowników do 10 stycznia 2012 r. Wypłata wynagrodzeń lub postawienie ich do dyspozycji pracowników po tej dacie spowoduje, że wynagrodzenia grudniowe będą kosztem w 2012 r.

Przegląd Podatku Dochodowego 01.09.2011