20/12/2023
Wbrew postulatom przedsiębiorców, nowy rząd nie zamierza odwoływać obowiązku wystawiania e-Faktur. Już od przyszłego roku czeka nas więc całkowita zmiana zasad fakturowania. Kto może liczyć na zwolnienie z eFakturowania i jak uniknąć wysokich kar przewidzianych w ustawie?
Przypomnijmy, że uchwalona kilka miesięcy temu nowelizacja ustawy o VAT została już opublikowana w Dzienniku Ustaw. W ostatnim czasie jednak środowiska przedsiębiorców oraz branża księgowa apelowały o wycofanie się ze zmian lub chociażby przesunięcie obowiązku e-Fakturowania na późniejszy termin.
Pomimo zmiany rządu, apele te do dnia dzisiejszego pozostały jednak bez odpowiedzi. Wszystko wskazuje zatem na to, że niemal wszystkie polskie firmy objęte zostaną obowiązkowym systemem eFakturowania zgodnie z pierwotnym planem, tj. już od lipca 2024 roku. W nowym systemie, obowiązkowe eFaktury wystawiane będą za pośrednictwem rządowego systemu i trafiać będą nie tylko do kontrahenta, lecz również na serwer fiskusa.
Czym jest e-Faktura?
Nowy system e-Faktur stanowi całkowitą rewolucję w zakresie fakturowania. Polega bowiem na wystawianiu elektronicznych faktur w postaci ustrukturyzowanych plików, które tworzone są zgodnie z wyznaczonym przez ministerstwo standardem. Taki wystandaryzowany plik wysyłany jest - za pośrednictwem rządowego systemu - nie tylko kontrahentowi, ale trafia również - już w momencie wystawienia - na serwer fiskusa. Jednocześnie, dokument taki może być księgowany w programach księgowych obu stron transakcji w sposób całkowicie zautomatyzowany.
Od 1 stycznia 2022 roku Krajowy System e-Faktur (KSeF) jest już dostępny dla wszystkich przedsiębiorców. Do tej pory nie był jednak obowiązkowy. W pierwszym okresie funkcjonowania systemu jego wdrożenie w firmie jest bowiem dobrowolne. Obecnie jest to zatem jedna z kilku dopuszczalnych form dokumentowania sprzedaży - obok faktur papierowych i faktur elektronicznych, które już obecnie funkcjonują w obrocie gospodarczym. Już wkrótce system ten stanie się jednak obowiązkowy dla wszystkich firm w kraju.
Kogo obejmie obowiązek eFakturowania?
Zgodnie z nowymi przepisami, obowiązkiem wystawiania faktur on-line, co do zasady, objęte zostaną wszystkie firmy zarejestrowane na terytorium Polski. Nowy system obejmie zatem nie tylko przedsiębiorców będących podatnikami VAT, ale również wszystkie firmy zwolnione z podatku VAT.
Oprócz VAT-owców, obowiązkiem wystawiania eFaktur objęte zostaną zarówno firmy stosujące zwolnienie podmiotowe (przychody poniżej 200 tys. zł), jak i podmioty stosujące zwolnienie przedmiotowe (sprzedaż usług objętych zwolnieniem z VAT). Co do zasady, eFakturowanie wdrożone musi zostać zatem we wszystkich podmiotach zobowiązanych do wystawiania faktur.
Ostateczna wersja przepisów wprowadza jednak dwa ważne wyjątki, tj. sytuacje, w których obowiązek wystawienia eFaktury nie będzie miał zastosowania.
Po pierwsze, z eFakturowania wyłączone zostały faktury konsumenckie, tj. faktury dokumentujące transakcje zawierane między przedsiębiorcą a konsumentem (tzw. transakcje B2C).
Po drugie, nowa ustawa przewiduje wyłączenie z systemu eFaktur również w przypadku biletów spełniających funkcję faktury. Obowiązek eFakturowania nie będzie zatem dotyczył m.in. paragonów na płatnych autostradach.
O tym, kto jeszcze i w jakich przypadkach zwolniony będzie z wystawiania e-Faktur, piszemy szczegółowo w tym artykule.
Jakie faktury wystawimy w KSeF?
Zgodnie z uchwalonymi przepisami, obowiązek fakturowania poprzez Krajowy System eFaktur obejmie wszystkie faktury dokumentujące transakcje krajowe, w tym również:
- faktury wystawiane w ramach tzw. samofakturowania,
- faktury uproszczone,
- faktury VAT marża,
- faktury korygujące.
e-Fakturowanie obejmie również faktury wystawiane w obrocie transgranicznym, w tym m.in.:
- wewnątrzwspólnotową dostawę towarów,
- eksport towarów,
- eksport usług.
W tym przypadku jednak, oprócz wystawienia faktury za pośrednictwem KSeF, należy dodatkowo dostarczyć ją kontrahentowi zagranicznemu w uzgodnionej z nim formie (np. w formacie PDF). Podmiot taki nie będzie bowiem uczestnikiem Krajowego Sytemu eFaktur.
Od kiedy eFaktury wchodzą w życie?
Zgodnie z pierwotnymi założeniami, powszechny obowiązek wystawiania eFaktur miał wejść w życie już 1 stycznia 2023 roku. W trakcie prac nad ustawą, termin ten przesuwany był jednak aż 3-krotnie. Ostatecznie, nowe przepisy wprowadzają dwa różne terminy na wdrożenie eFaktur w firmach.
Co do zasady, termin wdrożenia systemu eFaktur dla większości firm ustalony został w ustawie na 1 lipca 2024 roku. Ale nie dla wszystkich.
Więcej czasu zyskają bowiem przedsiębiorcy korzystający ze zwolnienia podmiotowego z VAT. W ich przypadku bowiem, obowiązkowe eFakturowanie wejdzie w życie dopiero 1 stycznia 2025 roku.
Okres przejściowy wprowadzony został również dla faktur uproszczonych oraz faktur wystawianych z kas fiskalnych. Faktury takie będą mogły być bowiem wystawiane w dotychczasowej formie aż do końca 2024 roku.
Co grozi za niewystawienie eFaktury?
Zgodnie z nowymi przepisami, od 1 stycznia 2025 roku żadna firma zarejestrowana w Polsce nie będzie mogła już wystawić faktury w sposób inny, niż za pośrednictwem Krajowego Systemu eFaktur. Co więcej, nowe przepisy przewidują dotkliwe kary za niedopełnienie tego obowiązku.
Zgodnie z przepisami znowelizowanej ustawy o podatku VAT, kara grozi każdemu przedsiębiorcy, który:
- nie wystawił faktury przy użyciu KSeF,
- wystawił ją w inny sposób lub
- wystawił ją niezgodnie z udostępnionym wzorem.
Urząd skarbowy nałoży wówczas na przedsiębiorcę karę pieniężną w wysokości do 100% wysokości kwoty podatku VAT wykazanego na fakturze.
W przypadku faktury bez wykazanej kwoty podatku VAT, nakładana będzie kara pieniężna w wysokości do 18,7% wysokości kwoty należności ogółem wykazanej na fakturze.
Co istotne, z ustawy ostatecznie zniknął zapis określający minimalną wysokość kary. Poprzednia wersja przepisów zakładała bowiem, iż kara nałożona przez organy skarbowe nie może być niższa niż 1000 zł.
Co ważne jednak, finalna wersja ustawy również w zakresie kar zakłada wprowadzenie okresu przejściowego. Sankcje przewidziane w ustawie będą bowiem stosowane dopiero od 2025 roku. Co istotne, termin ten znajdzie zastosowanie również w odniesieniu do tych przedsiębiorców, którzy obowiązkiem wystawiania eFaktur objęci zostaną już w 2024 roku.
O tym, w jakich przypadkach i komu grożą kary za niewystawienie e-Faktury, a także o tym, jak można takich kar uniknąć, piszemy szczegółowo w tym artykule.
Jeśli chcesz otrzymywać bieżące informacje na ten temat, zapisz się na nasz newsletter:
| Zobacz również: | Zniżki na paliwo od Nowego Roku |
| Obowiązek wysyłki PKPiR w nowym pliku JPK | |
| Składka zdrowotna w 2024 roku | |
