09/08/2023
Prezydent podpisał nową ustawę o VAT. Już wkrótce, wszystkie faktury polskich firm, natychmiast po ich wystawieniu, trafiać będą do centralnej bazy Ministerstwa Finansów. Całkowita zmiana zasad fakturowania staje się faktem.
Po wielu zmianach wprowadzonych do ustawy przez Sejm, Prezydent Andrzej Duda finalnie podpisał nowelizację ustawy o podatku od towarów i usług. I choć ostatecznie, terminy wdrożenia eFaktur zostały odsunięte w czasie, to dla firm oznacza to początek prawdziwej rewolucji w zakresie fakturowania.
Przypomnijmy, że według pierwotnych założeń, powszechny i obowiązkowy system eFakturowania miał zacząć obowiązywać już 1 stycznia 2023 roku. Jednak w trakcie prac nad ustawą data wdrożenia eFaktur była przesuwana aż trzykrotnie. Jakie zatem obowiązki ostatecznie nakłada na przedsiębiorców finalna wersja przepisów oraz w jakich terminach firmy będą musiały wdrożyć nowe systemy fakturowania?
Czym jest eFaktura?
Do tej pory, mówiąc o "elektronicznym fakturowaniu", mieliśmy na myśli powszechną już dziś, mailową wysyłkę zwykłych faktur w formacie pdf. Nowy system e-Faktur stanowi jednak całkowitą rewolucję w tym zakresie.
Nowy system eFakturowania polega bowiem na wystawianiu elektronicznych faktur w postaci ustrukturyzowanych plików, które tworzone są zgodnie z wyznaczonym przez ministerstwo standardem. Taki wystandaryzowany plik wysyłany jest - za pośrednictwem rządowego systemu - nie tylko kontrahentowi, ale trafia również - już w momencie wystawienia - na serwer fiskusa. Jednocześnie, dokument taki może być księgowany w programach księgowych obu stron transakcji w sposób całkowicie zautomatyzowany.
Od 1 stycznia 2022 roku Krajowy System e-Faktur (KSeF) jest już dostępny dla wszystkich przedsiębiorców. Do tej pory nie był jednak obowiązkowy. W pierwszym okresie funkcjonowania systemu jego wdrożenie w firmie jest bowiem dobrowolne. Obecnie jest to zatem jedna z kilku dopuszczalnych form dokumentowania sprzedaży - obok faktur papierowych i faktur elektronicznych, które już obecnie funkcjonują w obrocie gospodarczym. Już wkrótce system ten stanie się jednak obowiązkowy dla wszystkich firm w kraju.
Kogo obejmie obowiązek eFakturowania?
Zgodnie z nowymi przepisami, obowiązkiem wystawiania faktur on-line, co do zasady, objęte zostaną wszystkie firmy zarejestrowane na terytorium Polski. Nowy system obejmie zatem nie tylko przedsiębiorców będących podatnikami VAT, ale również wszystkie firmy zwolnione z podatku VAT.
Oprócz VAT-owców, obowiązkiem wystawiania eFaktur objęte zostaną zarówno firmy stosujące zwolnienie podmiotowe (przychody poniżej 200 tys. zł), jak i podmioty stosujące zwolnienie przedmiotowe (sprzedaż usług objętych zwolnieniem z VAT). Co do zasady, eFakturowanie wdrożone musi zostać zatem we wszystkich podmiotach zobowiązanych do wystawiania faktur.
Ostateczna wersja przepisów wprowadza jednak dwa ważne wyjątki, tj. sytuacje, w których obowiązek wystawienia eFaktury nie będzie miał zastosowania.
Po pierwsze, z eFakturowania wyłączone zostały faktury konsumenckie, tj. faktury dokumentujące transakcje zawierane między przedsiębiorcą a konsumentem (tzw. transakcje B2C).
Po drugie, nowa ustawa przewiduje wyłączenie z systemu eFaktur również w przypadku biletów spełniających funkcję faktury. Obowiązek eFakturowania nie będzie zatem dotyczył m.in. paragonów na płatnych autostradach.
Jakie faktury wystawimy w KSeF?
Zgodnie z uchwalonymi przepisami, obowiązek fakturowania poprzez Krajowy System eFaktur obejmie wszystkie faktury dokumentujące transakcje krajowe, w tym również:
- faktury wystawiane w ramach tzw. samofakturowania,
- faktury uproszczone,
- faktury VAT marża,
- faktury korygujące.
e-Fakturowanie obejmie również faktury wystawiane w obrocie transgranicznym, w tym m.in.:
- wewnątrzwspólnotową dostawę towarów,
- eksport towarów,
- eksport usług.
W tym przypadku jednak, oprócz wystawienia faktury za pośrednictwem KSeF, należy dodatkowo dostarczyć ją kontrahentowi zagranicznemu w uzgodnionej z nim formie (np. w formacie PDF). Podmiot taki nie będzie bowiem uczestnikiem Krajowego Sytemu eFaktur.
Od kiedy eFaktury wchodzą w życie?
Zgodnie z pierwotnymi założeniami, powszechny obowiązek wystawiania eFaktur miał wejść w życie już 1 stycznia 2023 roku. W trakcie prac nad ustawą, termin ten przesuwany był jednak aż 3-krotnie. Ostatecznie, nowe przepisy wprowadzają dwa różne terminy na wdrożenie eFaktur w firmach.
Co do zasady, termin wdrożenia systemu eFaktur dla większości firm ustalony został w ustawie na 1 lipca 2024 roku. Ale nie dla wszystkich.
Więcej czasu zyskają bowiem przedsiębiorcy korzystający ze zwolnienia podmiotowego z VAT. W ich przypadku bowiem, obowiązkowe eFakturowanie wejdzie w życie dopiero 1 stycznia 2025 roku.
Okres przejściowy wprowadzony został również dla faktur uproszczonych oraz faktur wystawianych z kas fiskalnych. Faktury takie będą mogły być bowiem wystawiane w dotychczasowej formie aż do końca 2024 roku.
Co grozi za niewystawienie eFaktury?
Zgodnie z nowymi przepisami, od 1 stycznia 2025 roku żadna firma zarejestrowana w Polsce nie będzie mogła już wystawić faktury w sposób inny, niż za pośrednictwem Krajowego Systemu eFaktur. Co więcej, nowe przepisy przewidują dotkliwe kary za niedopełnienie tego obowiązku.
Zgodnie z przepisami znowelizowanej ustawy o podatku VAT, kara grozi każdemu przedsiębiorcy, który:
- nie wystawił faktury przy użyciu KSeF,
- wystawił ją w inny sposób lub
- wystawił ją niezgodnie z udostępnionym wzorem.
Urząd skarbowy nałoży wówczas na przedsiębiorcę karę pieniężną w wysokości do 100% wysokości kwoty podatku VAT wykazanego na fakturze.
W przypadku faktury bez wykazanej kwoty podatku VAT, nakładana będzie kara pieniężna w wysokości do 18,7% wysokości kwoty należności ogółem wykazanej na fakturze.
Co istotne, z ustawy ostatecznie zniknął zapis określający minimalną wysokość kary. Poprzednia wersja przepisów zakładała bowiem, iż kara nałożona przez organy skarbowe nie może być niższa niż 1000 zł.
Co ważne jednak, finalna wersja ustawy również w zakresie kar zakłada wprowadzenie okresu przejściowego. Sankcje przewidziane w ustawie będą bowiem stosowane dopiero od 2025 roku. Co istotne, termin ten znajdzie zastosowanie również w odniesieniu do tych przedsiębiorców, którzy obowiązkiem wystawiania eFaktur objęci zostaną już w 2024 roku.
Aplikacja mobilna do wystawiania eFaktur
Wraz z uchwaleniem nowych przepisów, Ministerstwo Finansów zapowiedziało uruchomienie aplikacji mobilnej do obsługi eFaktur.
Przypomnijmy, że już od kilkunastu miesięcy każdy przedsiębiorca ma możliwość korzystania z darmowej aplikacji rządowej KSeF, która umożliwia wystawianie eFaktur oraz ich odbieranie od kontrahentów. Teraz, zgodnie z zapowiedziami resortu finansów, przyszedł czas na aplikację mobilną.
Nowa aplikacja mobilna KSeF umożliwi przedsiębiorcy zarządzanie e-Fakturami w czasie rzeczywistym, z dowolnego miejsca, z poziomu urządzenia mobilnego. Zgodnie z zapowiedziami resortu finansów, nowa aplikacja mobilna do wystawiania e-faktur ma zostać publicznie udostępniona w pierwszym kwartale 2024 roku. O wszelkich nowych informacjach w tym zakresie, będziemy na bieżąco informować na naszych łamach.
Jeśli chcesz otrzymywać bieżące informacje na ten temat, zapisz się na nasz newsletter:
| Zobacz również: | Bon paliwowy już od sierpnia. 500 zł do wydania na dowolne paliwo. |
| Obowiązek wysyłki PKPiR w nowym pliku JPK | |
| Nowa składka zdrowotna. Będzie ryczałt dla wszystkich firm. | |
